१.१.४ कार्यालयमा संचारको महत्व, प्रकार र माध्यम (“खरिदार विशेष”)

दुई वा दुई भन्दा बढी व्यक्ति वा समूह वा निकाय बिच सूचना वा जानकारी आदान प्रदान गर्ने कार्यलाई सञ्चार भनिन्छ । यो एक व्यक्तिले अर्को व्यक्तिलाई बुझ्ने वा अर्को पक्षको विचार धारणा मूल्य मान्यता थाहा पाउने प्रक्रिया हो ।

एउटा व्यक्तिले अर्को व्यक्तिलाई निश्चित सन्देश प्रवाह गर्ने क्रममा प्रयोग गर्ने प्रक्रिया माध्यम सङ्केत र बुझाइको संयुक्त रूप नै सञ्चार हो । सूचना, विचार, अवधारणा, अभिमत, राय, खबर तथा भावना जस्ता सूचनामूलक कुरा पारस्परिक समझदारीको प्रयोजनका लागि प्रसारित गर्ने प्रक्रिया नै सञ्चार हो । प्रशासनमा सञ्चार भन्नाले प्रशासनिक सङ्गठनहरूका विभिन्न निर्णय, कार्यप्रक्रिया, कार्यविधि, कार्यहरू तथा अन्य सङ्गठनका सूचनाहरू प्रसारित गर्ने प्रक्रिया हो । सञ्चार एउटा साधन हो ,जसले प्रशासनिक प्रक्रियालाई सहज बनाउँछ र कार्यान्वयन पक्षलाई सुदृढ गर्दछ ।

सञ्चारका तत्त्वहरू:

सूचना प्रवाह (Sender)
सूचना (Message)
प्रसार हुने प्रक्रिया (Channel)
सूचना प्रापक (Recipient)
सूचना प्राप्ति, स्वीकार र बुझाइ ।

सञ्चारको प्रकार/माध्यम:

लिखित सञ्चार/माध्यम
मौखिक सञ्चार/माध्यम
विद्युतीय सञ्चार/माध्यम
सामाजिक सञ्जाल सञ्चार/माध्यम ।

असल सञ्चारका गुणहरू:

स्पष्टता
पर्याप्तता
वास्तविकता
विश्वसनीयता
उद्देश्यमूलक
समसामयिक
स्वीकार्यता ।

सञ्चारका उद्देश्य:

लक्ष्य प्राप्तिमा सहजता
कार्यसम्पादनमा समन्वय
सहभागिता बढाउनु
दुई पक्षबीचको सम्बन्ध सुधार गर्ने
अन्तरकार्यालय तथा बाह्य वातावरणसँग सहकार्य गर्ने
सूचना जानकारीमा पहुँच वृद्धि गर्ने ।

कार्यालयमा सञ्चारको महत्त्व:

सुगठनको लागि आधारभूत स्रोतहरू Man, Money, Material, Machine and Information मध्ये Information को महत्त्व निर्णायक हुन्छ । प्रभावकारी र व्यवस्थित सञ्चार प्रणालीको माध्यमबाट मात्रै सूचनाको प्रभावकारिता अभिवृद्धी भई सङ्गठनले लक्ष्य प्राप्त गर्न सक्छ । यसको महत्त्वलाई निम्न चित्रबाट पनि देखाउन सकिन्छ ।

सञ्चारको महत्त्वलाई वुदागत रूपमा निम्न अनुसार पनि उल्लेख गर्न सकिन्छ:

प्रभावकारी योजना, समन्वय, नियन्त्रण, अनुगमन मूल्याङ्कन र साङ्गठनिक कार्यवातावरण मार्फत सङ्गठनको सुधार गर्न
कर्मचारीको कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन वस्तुगत बनाउन
अन्तर निकाय समन्वय कायम गर्न
सङ्गठनका क्रियाकलापहरूको प्रचार प्रसार गर्न
सेवा प्रवाहमा सहजिकरण ल्याउन
पारदर्शिता प्रवर्द्धन गर्न
प्रभावकारी निर्णय गर्न
सेवा प्रवाहमा नागरिक सहभागिता अभिवृद्धि गर्न
जनताको जनविश्वास कायम राख्न
सङ्गठनमा कार्यरत कर्मचारीलाई सङ्गठन प्रति उत्प्रेरित गराउन
वातावरणीय अनुकूलता कायम गर्न ।